Processpiegelen, wat is dat dan precies? In veel energie- en infrastructuurprojecten ligt de nadruk sterk op techniek, financiering en juridische procedures. Dat is zeer begrijpelijk, want zonder een solide businesscase en een goede technische uitwerking komt een project niet van de grond. Toch zien wij in de praktijk dat juist een andere factor vaak net zo bepalend is voor de voortgang en het succes van een project: de bestuurlijke dimensie. Zoals bij de overheid.
Uiteindelijk wordt in het bestuurlijke proces namelijk beslist of een project doorgang vindt, wordt aangepast of wordt vertraagd. Daar spelen politieke afwegingen, maatschappelijke druk, onderlinge verhoudingen, bestuurlijke timing en passendheid bij beleid een grote rol. Wanneer initiatiefnemers onvoldoende inzicht hebben in deze dynamiek, ontstaat er gemakkelijk een mismatch tussen het ontwikkelproces van een project en het besluitvormingsproces van de overheid.
Binnen Publyon SOM kijken wij daarom nadrukkelijk ook naar het perspectief van bestuurders. Die blik is mede gevormd door de bestuurlijke ervaring binnen ons team. Zo was onze collega René de Heer twaalf jaar wethouder, waardoor hij de dynamiek van politieke en bestuurlijke besluitvorming van binnenuit kent. Daardoor begrijpen wij bij Publyon SOM hoe dossiers op de bestuurstafel belanden, welke vragen bestuurders stellen en wanneer een project of initiatief bestuurlijk ‘rijp’ is voor besluitvorming. Oftewel: wij kennen de politiek-bestuurlijke (beleids)cyclus door en door. Daarnaast was collega Alex Panhuizen voor zeven jaar Statenlid bij de Provincie Noord-Brabant en collega Youp de Haas een gemeenteraadslid.
Aanpak: processpiegelen
Vanuit die ervaring hebben wij een aanpak ontwikkeld die wij ‘processpiegelen’ noemen (zie afbeelding hieronder). Bij processpiegelen leggen we het ontwikkelproces van een initiatiefnemer naast het politiek-bestuurlijke en ambtelijke proces van het bevoegd gezag (dat wil zeggen dat het bestuursorgaan die beslist over de vergunningsaanvragen, toezicht houdt en handhaaft binnen de Omgevingswet). In veel projecten lopen deze twee trajecten namelijk niet synchroon. Ontwikkelaars en initiatiefnemers werken toe naar technische mijlpalen en investeringsbesluiten, terwijl overheden hun eigen ritme kennen van ambtelijke voorbereiding, bestuurlijke besluitvorming en participatie met de omgeving.
Resultaat: bestuurlijke synchronisatie
Wanneer die processen niet op elkaar aansluiten, ontstaat vertraging binnen het project. Een project kan technisch volledig uitgewerkt zijn, terwijl het bestuurlijk nog niet rijp is voor besluitvorming. Of er ontstaat maatschappelijke weerstand omdat participatie te laat plaatsvindt. Ook de afloop van een bestuurlijke termijn in verband met verkiezingen kan roet in het eten gooien.
Processpiegelen brengt deze twee trajecten dan ook expliciet bij elkaar. Door het ontwikkelproces van de initiatiefnemer te spiegelen aan het bestuurlijke besluitvormingsproces ontstaat inzicht in welke stappen wanneer nodig zijn, welke informatie bestuurders nodig hebben en op welke momenten de omgeving betrokken moet worden. Door het parallel uitvoeren van procedures en het nemen van doordachte risico’s, kan maanden tijdwinst worden geboekt.
Op die manier ontstaat bestuurlijke synchronisatie: een project wordt niet alleen technisch en financieel voorbereid, maar ook bestuurlijk en maatschappelijk besluitrijp gemaakt. In onze ervaring blijkt dat juist daar vaak de sleutel ligt tot versnelling van complexe projecten.
Keertje sparren?
Werkt u aan een project waarbij techniek, beleid en maatschappelijke belangen samenkomen? We denken graag mee over hoe processpiegelen kan helpen om het ontwikkelproces en het bestuurlijke besluitvormingsproces beter op elkaar te laten aansluiten.
